Úrskurðarnefnd um vátryggingamál og úrskurðarnefnd um viðskipti við fjármálafyrirtæki (sameiginlega einnig vísað til sem „úrskurðarnefnda“ eða „nefnda“) hafa einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem nefndirnar vinna með.
Persónuverndarstefna þessi gildir um þá vinnslu sem nefndirnar hafa með höndum í tengslum við málskot til nefndanna.a
1. Persónuupplýsingar sem nefndirnar vinna með
Í þeim tilgangi að geta sinnt lögbundnu hlutverki sínu sem úrskurðarnefndir, að leysa úr ágreiningi við vátryggingafélög annars vegar og fjármálafyrirtæki hins vegar, er nefndunum nauðsynlegt að vinna með tilgreindar persónuupplýsingar. Þessar upplýsingar varða annars vegar málskostsaðila og eftir atvikum umboðsaðila hans, og hins vegar forsvarsmenn viðeigandi vátryggingafélags og/eða fjármálafyrirtækis.
Vinnslan byggir í öllum tilvikum á lagaskyldu, þ.e. lögum nr. 81/2019 um úrskurðaraðila á sviði neytendamála. Í þeim tilvikum er unnið er með viðkvæmar persónuupplýsingar telst slík vinnsla nauðsynleg til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur í skilningi 6. tl. 1. mgr. 11. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög).
A. Vinnsla upplýsinga um málskostsaðila og umboðsaðila þeirra
Í tengslum við móttöku málskota vinna nefndirnar með þær upplýsingar sem fram koma á umsókn, þ.e. upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, tölvupóstfang og bankareikning málskotsaðila ásamt lýsingu á ágreiningsefni og rökstuðningi málskotsaðila, athugasemdum hans og öðrum upplýsingum sem málskotsaðili kýs að koma á framfæri í umsókn. Þessar upplýsingar kunna eftir atvikum að innihalda viðkvæmar persónuupplýsingar, þ.m.t. heilsufarsupplýsingar.
Á umsókn er einnig unnið með tengiliðaupplýsingar lögmanns og/eða umboðsaðila málskotsaðila, eftir því sem við á. Ef málskotsaðili er lögaðili er einnig unnið með tengiliðaupplýsingar forsvarsmanns málskotsaðila.
Með umsókn skal fylgja greiðslukvittun og er því unnið með afrit af slíkri staðfestingu ásamt afriti af samskiptum sem málskostsaðili og/eða umboðsaðili hans kann að eiga í við starfsmann nefndanna.
Í tengslum við málsmeðferð vinna nefndirnar með athugasemdir frá viðkomandi vátryggingafélagi eða fjármálafyrirtæki og eftir atvikum viðbótarathugasemdir málskostsaðila þar sem kunna að koma fram persónugreinanlegar upplýsingar er tengjast málskotsaðila, s.s. lýsingu á málsatvikum. Í úrskurðum nefndanna er jafnframt að finna upplýsingar um aðila máls og málsatvik en úrskurðirnir eru þó gerðir ópersónugreinanlegir áður en þeir eru birtir á vefsíðu nefndanna.
Fari málskotsaðili fram á endurupptöku er unnið með beiðni málskotsaðila þar um, þ.m.t. tilgreiningu á ástæðu og annað sem málskotsaðili kýs að koma á framfæri í beiðni.
B. Vinnsla upplýsinga um forsvarsmenn vátryggingafélaga/fjármálafyrirtækja
Í þeim tilgangi að geta átt í samskiptum við vátryggingafélög og/eða fjármálafyrirtæki vinna nefndirnar með upplýsingar um forsvarsmenn félaganna sem eru í sambandi við nefndirnar, þ.e. upplýsingar um nafn, stöðu, netfang og símanúmer viðkomandi ásamt afriti af samskiptum.
2. Miðlun til þriðju aðila
Nefndirnar miðla ekki upplýsingum um málskostsaðila, umboðsmenn þeirra og forsvarsmenn viðkomandi vátryggingafélags og/eða fjármálafyrirtækis til annarra en aðila málsins.
Viðkomandi vátryggingafélag/fjármálafyrirtæki fá afrit af umsóknum málskostsaðila, viðbótarathugasemdum og beiðni um endurupptöku og málskostsaðili fær sömuleiðis afrit af athugasemdum viðkomandi félags og afstöðu til málskots.
Nefndirnar nýta þó svokallaða vinnsluaðila í starfsemi sinni og persónuupplýsingum kann að vera deilt með slíkum aðilum, s.s. í tengslum við hýsingu á gögnum nefndarinnar. Til grundvallar slíkri vinnslu liggja samningar milli nefndanna og viðeigandi vinnsluaðila þar sem öryggi persónuupplýsinganna og trúnaður er m.a. tryggður.
3. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Nefndirnar leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar eru vistaðar og notkun eldveggja. Nefndirnar gera jafnframt ríkar kröfur til vinnsluaðila og þeirra öryggisráðstafana sem vinnsluaðilar viðhafa.
Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.
4. Varðveisla á persónuupplýsingum
Nefndirnar varðveita persónuupplýsingar þær sem unnið er með í tengslum við málskot til nefndanna í tíu ár. Byggir sá varðveislutími á 2. mgr. 21. gr. laga nr. 150/2007 um fyrningu kröfuréttinda.
5. Réttindi hvað varðar þær persónuupplýsingar sem nefndirnar vinna
Málskotsaðilar og umboðsaðilar þeirra, forsvarsmenn viðeigandi vátryggingafélaga/fjármálafyrirtækja og eftir atvikum aðrir sem nefndirnar vinna persónuupplýsingar um eiga tilgreind réttindi á grundvelli persónuverndarlaga.
Þessir aðilar eiga þannig rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem nefndirnar vinna um þá sem og upplýsingar um vinnsluna.
Við ákveðnar aðstæður kunna þessir aðilar jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þá verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þeir eiga jafnframt rétt á að fá persónuupplýsingar sínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar.
Auk þess kann að vera að þessir aðilar eigi rétt á afriti af þeim upplýsingum sem aðilarnir hafa afhent nefndunum á tölvutæku formi, eða að nefndirnar sendi þær beint til þriðja aðila.
Ofangreind réttindi eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda nefndirnar til að hafna beiðni um að nýta umrædd réttindi, s.s. réttindi þriðja aðila.
6. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Ef aðilar vilja nýta réttindi þau sem lýst er í kafla F í stefnu þessari, eða ef einhverjar spurningar vakna varðandi vinnslu nefndanna á persónuupplýsingum er aðilum bent á að hafa samband við starfsmann nefndanna sem mun leiðbeina um réttindi samkvæmt persónuverndarstefnu þessari og svara hvers kyns spurningum.
Samskiptaupplýsingar nefndanna má finna á heimasíðu þeirra www.nefndir.is
Ef þú ert ósátt/ur við vinnslu nefndanna á persónuupplýsingum getur þú jafnframt sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
7. Endurskoðun
Nefndirnar geta frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða vegna breytinga á því hvernig nefndirnar vinna með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa birt á vefsíðu nefndanna.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.
Þessari persónuverndarstefnu var síðast breytt þann 10. október 2022